Vous avez réalisé que la gestion de votre référentiel produit a besoin d’être structurée et optimisée ? C’est la raison pour laquelle la mise en place d’une solution PIM / DAM s’avère nécessaire.

En commençant vos recherches, vous avez dû trouver différentes solutions sur le marché et vous vous demandez quelle serait la meilleure solution PIM. Celle qui correspondra le mieux à votre entreprise et à vos besoins.

Cet article vous donnera une définition claire d’une solution PIM et apportera des réponses intéressantes à toutes vos questions. En vous présentant les principales caractéristiques d’un logiciel PIM, son périmètre ainsi que le budget pour sa mise en place vous allez pouvoir faire le bon choix. Vous aurez toutes les cartes en main pour choisir la meilleure solution PIM.

Qu’est-ce qu’un PIM (Product Information Management) ?

PIM signifie « Product Information Management ». En français, le terme PIM est traduit par l’acronyme GIP, pour Gestion des Informations Produits.

Un PIM est un logiciel paramétrable , qui peut être composé de plusieurs modules :

  • PIM : gestion des données produits
  • DAM : gestion des médias
  • Publication papier : création de fiches techniques et catalogues papier
  • Connecteur métiers : FAB-DIS / ETIM
  • Connecteurs Web : WordPress, Prestashop, Magento…

Chaque module est dédié à une activité : organisation et gestion des données produit, workflows, import / export de données, classement de médias, publication vers les canaux de distribution…

En quelques mots, nous pouvons dire qu’un PIM regroupe l’ensemble des données produits et des processus associés d’une entreprise. En complément d’un ERP, il est le réceptacle de toutes les données produits qui se trouvent dans votre organisation.

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UNE QUESTION ?

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Quel est le périmètre d’un PIM ?

Pour réussir un projet PIM, il faut bien définir son périmètre.

Le PIM couvre de nombreux domaines de gestion tels que :

  • Les données marketing (désignation, descriptifs, argumentaires, points forts, marchés…),
  • Les données techniques (dimensions, performances…),
  • Les données logistiques et tarifaires (plan de palettisation, prix public…),
  • Les données réglementaires (certificats, conformités…),
  • Les documents (notice de montage, fiche produit…),
  • Les visuels et vidéos (produit nu, visuel d’ambiance…).

Le PIM ne peut pas se substituer à un autre outil tel qu’un ERP ou un WMS. La fonction principale du PIM reste la gestion des données descriptives des produits. Dans le cas de la gestion des prix, le PIM peut gérer des prix publics. En revanche, il ne vous permettra pas de gérer des prix spécifiques par client, c’est le rôle de l’ERP.

Si vous souhaitez donner accès à votre logiciel PIM à vos utilisateurs externes, nous vous conseillons de mettre en place un portail client ou un portail fournisseur synchronisé avec votre PIM.

Quelle est la meilleure solution PIM pour mon entreprise ?

Maintenant que vous avez identifié qu’une solution PIM répondra à vos problèmes de gestion de données, vous devez sélectionner un fournisseur.

Plusieurs solutions existent, en France comme à l’étranger. Elles comportent toutes des fonctionnalités qui vous aideront dans la gestion de vos données produits. Alors comment faire le bon choix ?

» la capacité à répondre à votre besoin

Lors du premier échange avec le prestataire PIM, celui-ci vous demandera certainement de lui expliquer votre projet. Dès cette première étape, vous serez en mesure d’apprécier la pertinence de ses réponses. Vous souhaitez faire des exports de fichiers normés FAB-DIS et la personne n’a jamais entendu parler des onglets CARTOUCHE, COMMERCE, LOGISTIQUE… et vous propose un connecteur Magento ? Ce n’est peut-être pas la bonne solution qu’il vous faut.

Certaines sociétés sont plus spécialisées dans certains secteurs que d’autres. Choisissez une solution PIM qui a des références dans votre secteur ! En plus des spécificités techniques de la solution, les interlocuteurs parleront le même langage que vous et vous feront bénéficier de leur expertise.

» l’aspect ergonomique et l’expérience utilisateur (UX)

Il ne faut pas oublier que vous ne serez pas la seule personne à utiliser la solution PIM dans votre entreprise. Que vous ayez un profil très marketing ou au contraire très technique, l’ergonomie pèse un poids considérable dans l’adhésion de vos collaborateurs. Il faut que la solution soit simple d’utilisation et ergonomique, pour que vous et  vos équipes puissiez la prendre en main rapidement et que vous puissiez être rapidement autonome.

» les fonctionnalités essentielles

Une solution PIM peut être ergonomique, mais aussi très pauvre fonctionnellement. Concrètement, vos collaborateurs auront besoin de fonctionnalités qui soient à la fois utiles et puissantes. Une saisie en masse capable de renseigner rapidement des caractéristiques, ou encore un export de données en quelques secondes seulement.

Il faut surtout que votre PIM soit capable d’exporter vos données dans différents formats de fichiers selon des matrices que vous aurez prédéfinies. Si un PIM n’est pas capable d’exporter des données autres qu’aux formats XML ou CSV, vous rencontrerez des difficultés lors de la connexion avec les outils de votre système d’information.

Enfin, des fonctionnalités qui veillent au processus et à la qualité de vos données sont essentielles dans un PIM. Il ne faut surtout pas que des données erronées soient diffusées sur tous vos canaux de ventes.

» l’analyse des références du prestataire PIM

Vous ne serez probablement pas le premier projet du prestataire PIM.

Alors pour vous donner une idée de sa capacité à vous accompagner tout au long du projet, vérifiez ses références clients. La plupart des prestataires PIM ont une page de références clients qui reflète assez bien leurs secteurs de prédilection. Vous êtes un fabricant dans le secteur de l’industrie, vous retrouverez parmi les références certaines sociétés que vous connaissez, déjà équipées de cette solution. Au contraire, vous ne vous retrouvez pas de nom connu dans les références clients proposés, cela peut déjà être un point de questionnement dans le choix de l’outil.

Pour autant, n’hésitez pas à demander directement aux prestataires PIM s’ils seront en mesure de vous accompagner tout au long de votre projet.

» attention aux vendeurs de rêves !

Après avoir lu les points ci-dessus, vous devriez avoir quelques clés en mains pour choisir la meilleure solution PIM. Mais il y a toujours des pièges à éviter :

  • La solution n’intègre pas nativement une fonctionnalité demandée. Le prestataire peut vous proposer une évolution spécifique pour votre projet. Faites attention à ce que cette évolution respecte votre cahier des charges et que le prestataire s’engage à la maintenir dans le temps.
  • Le commercial vous propose une remise exceptionnelle de 50% sur les coûts de licence. Bien que la négociation fasse partie de toute démarche commerciale, une baisse significative des coûts proposés initialement cache surement une faiblesse de la solution ou de l’éditeur.
  • Les coûts d’intégration sont élevés. Le paramétrage et l’accompagnement à la mise en place de votre solution font partie des coûts du projet. Des coûts d’intégration élevés mettent en évidence la difficulté du paramétrage de la solution. Pour mieux cadrer ces coûts, vous pouvez demander aux prestataires de participer vous-même au paramétrage de la solution. Vous serez formé en amont et rapidement autonome dans l’utilisation de votre solution PIM !

Le meilleur moyen pour éviter ces pièges est de demander à la société de réaliser un POC (Proof of concept). Ce POC vous permettra de vous projeter dans la solution avec vos données et la mise en place des fonctionnalités demandées.

Quelle est la meilleure solution PIM pour mon budget ?

La première étape, lorsqu’on choisit une solution PIM, est d’établir son budget. Face aux différentes solutions du marché, il est parfois compliqué de s’y retrouver parmi les différentes offres. Néanmoins, outre les modèles économiques financiers, certains éléments auront un impact significatif sur vos dépenses et vos gains. L’achat d’une solution PIM implique aussi des frais liés aux ressources humaines votre entreprise.

L’objectif est que le PIM soit une solution collaborative utilisée par la plupart de vos employés. Il faut donc prévoir des heures de formation ainsi que du support.

Voici les principaux frais à prendre en considération :

  • Le coût du logiciel (mode achat ou abonnement)
  • Les frais d’hébergement et de maintenance
  • L’accompagnement et le soutien de la part de l’intégrateur
  • Le coût et le temps d’implantation
  • Le coût et le temps de la formation
  • Le temps de vos ressources dans le projet

Notre conseil est de demander clairement les coûts d’acquisition lors du processus d’avant-vente. Chez NEXTPAGE© (solution PIM / DAM / PUBLICATION), nous prenons le temps ensemble de définir une enveloppe budgétaire en fonction de vos attentes et de vos contraintes budgétaires.

Pour conclure, la meilleure solution PIM sera celle qui répondra à vote projet. En découvrant le monde du PIM, vous aurez la chance d’emmener votre projet de gestion de données encore plus loin que vous ne l’aviez imaginé. Tout cela en combinant fonctionnalités, expertise et une vraie relation entre partenaires.

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