Vous avez un projet de mise en place d’une solution PIM / DAM dans vos cartons ? Voici quelques clés pour vous aider à bien préparer (et réussir) votre projet.

 

1. Commencez par bien cadrer votre projet PIM / DAM

Précisez bien :

  • les objectifs, les livrables et le planning global,
  • le périmètre (gammes de produits, catégories de caractéristiques, …),
  • les processus à intégrer (pré-référencement de produits, création de catalogues, …),
  • l’existant (où et quelles sont les données produits existantes),
  • la méthodologie d’initialisation des données produits selon le périmètre défini,
  • la gouvernance des données que vous allez mettre en place pour assurer une bonne qualité des données dans la durée,
  • les interfaces amont et aval à prévoir : ERP, PLM, CRM, WMS, e-catalogue, exports métiers (FAB-DIS, ETIM, EDONI, GS1, BMEcat…), marketplaces…,
  • les utilisateurs-clés, leurs rôles et les workflows associés,
  • l’environnement (les postes des utilisateurs, le réseau, …),
  • l’organisation de la conduite du changement,
  • l’équipe projet.

Ne soyez pas trop gourmand dans la définition du périmètre fonctionnel et produits de votre projet. Imaginez et construisez votre projet en plusieurs étapes, et allez-y étape par étape :

  • par gamme,
  • par catégorie de caractéristiques (toutes les caractéristiques marketing par ex.),
  • par usage (alimentation du site Web par ex.).

Un petit mot sur les workflows : par expérience, il est souvent préférable de mettre en place des workflows simples (et pas trop contraignants) au démarrage de la solution. et qui pourront évoluer dans le temps. Cela permettra aux utilisateurs de s’approprier plus facilement la solution et de ne pas rencontrer des situations de blocage. Les workflows doivent principalement dans un 1er temps permettre de s’assurer que les données produits qui seront exposées en externe (site Web, e-catalogue, e-commerce, partenaires) sont bien valides et validées.

N’oubliez pas qu’une solution PIM/DAM n’est ni un ERP ni un CRM. Ne cherchez pas par exemple à faire porter par un PIM des fonctionnalités propres à un ERP, vous risqueriez de dégrader les performances globales de votre PIM et de ne satisfaire personne.

Projetez-vous également dans l’exploitation de la solution, pour être sûr que vous aurez bien la bonne organisation et les bons moyens pour faire vivre et maintenir cette solution, une fois lancée.

Un prestataire peut vous aider dans cette phase de cadrage et vous apporter son expérience, sa connaissance des bonnes pratiques.

 

2. Choisissez la bonne solution PIM / DAM et le bon intégrateur

La solution doit bien sûr répondre fonctionnellement à votre cahier des charges, mais ne négligez pas l’expérience utilisateur (UX). Ce point est primordial : vos contributeurs (souvent des marketeurs) voudront utiliser le PIM comme un site Web, avec les mêmes règles d’ergonomie et d’usage.

Une solution PIM / DAM avec une bonne ergonomie et une bonne expérience utilisera réduira également le temps de formation des utilisateurs.

Pour vous projeter plus facilement dans la solution et tester l’adéquation de la solution avec vos besoins, certains éditeurs et intégrateurs vous proposeront une démo personnalisée, avec vos propres données. 

3. Prenez le temps nécessaire pour bien spécifier votre projet PIM / DAM

Normalement, votre intégrateur devrait vous proposer une phase de spécifications, dont la méthodologie varie d’un prestataire à l’autre. C’est une étape primordiale du projet, donc pas d’empressement. Cette phase conditionne 90% de la réussite du projet.

Choisissez bien des intervenants représentatifs (suffisamment mais pas trop) pour participer aux spécifications : utilisateurs-clés, représentants métiers, DSI. Prenez le temps de bien intégrer les concepts de la solution retenue, de bien valider les solutions proposées. Et si possible, participez à la création d’un pilote, qui vous permettra de bien matérialiser ce travail de spécifications et facilitera la validation.

A ce stade du projet, prenez également le temps de bien expliquer aux utilisateurs-clés (data manager, contributeurs, exploitants, …) leur rôle et leur valeur ajoutée dans l’ensemble de la chaîne de traitement de l’information produit.

 

4. Assurez-vous d’embarquer les utilisateurs-clés suffisamment tôt dans le projet

Cela leur permettra d’une part d’être plus pro-actifs dans la phase de spécifications et cela facilitera d’autre part l’appropriation de la solution par les équipes (et donc la conduite du changement).

5. Planifiez des 1ers livrables à court-terme

Un projet PIM / DAM peut durer quelques mois, selon le périmètre du projet. Pour rassurer les équipes (aussi bien vos équipes que celles du prestataire) et vos sponsors, un 1er livrable (un export de données vers un standard métier, une fiche produit au format PDF, …) sera le bienvenu et permettra de concrétiser l’avancement du projet.

6. Ludifiez et valorisez la gestion de l’information produit

Le travail sur les données reste souvent considéré comme ingrat et est encore peu valorisé dans les entreprises. Pourtant, pour atteindre les objectifs de qualité et d’exhaustivité, ce travail est indispensable. Mesurez les taux de complétude et de qualité, créez une (saine) émulation (par gamme, par contributeur), communiquez !

7. Mesurez la réussite de votre projet PIM / DAM

Définissez quelques indicateurs pour bien mesurer dans le temps la réussite du projet :

  • taux de remplissage de la base de données produits,
  • indices de qualité des données,
  • réduction du coût d’un export de données vers un standard métier (FAB-DIS, ETIM, EDONI,Amazon, Magento, …),
  • réduction du coût de réalisation d’un catalogue ou d’une brochure papier,

Si vous souhaitez échanger, nous faire part de votre propre expérience, de vos projets, avoir une démo de la version NEXTPAGE© 3.6, n’hésitez pas à contacter 3c-evolution au +33 (0) 4 76 52 06 45 ou via ce formulaire.

Un petit glossaire de quelques termes de cet article :

  • PIM : Product Information Management ou Gestion de l’Information Produit
  • DAM : Digital Asset Management ou Gestion des ressources numériques
  • ERP : Enterprise Resource Planning ou Progiciel de Gestion Intégré
  • CRM : Customer Relationship Management ou Gestion de la Relation Client
  • PLM : Product Lifecycle Management ou gestion du cycle de vie produit
  • WMS : Warehouse Management System ou Système de gestion d’entrepôt

Modèle de cahier des charges de projet PIM / DAM

3C-EVOLUTION met à votre disposition un modèle de cahier des charges pour vous aider à bien définir le périmètre de votre projet PIM / DAM / PUBLICATION. Nos équipes de consultants et de chefs de projets sont également à votre disposition pour répondre à toutes vos questions.

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